Organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, a także organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są do opracowania i wdrożenia odpowiednich instrukcji określających zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, w szczególności:
- kwalifikowania i klasyfikowania akt,
- przejmowania dokumentacji powstałej w toku działania,
- gromadzenia, zabezpieczania i konserwacji dokumentacji,
- porządkowania i ewidencjonowania zasobu archiwalnego,
- udostępniania akt,
- brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
- przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
- postępowania w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej.

Niniejsza Instrukcja, opracowana m.in. na podstawie:
- ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 1446 ze zm.),
- rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1743),
będzie stanowić istotną pomoc przy opracowywaniu własnych instrukcji przez jednostki organizacyjne.