Biblia zarządzania projektami

Jak operować niezbędnymi umiejętnościami i radzić sobie z odpowiedzialnością za projekt, by cieszyć się opinią wytrawnego menedżera projektów? Uznany ekspert w tej dziedzinie odpowiada na to pytanie w książce, którą właśnie trzymasz w dłoniach - znajdziesz w niej wszystko, co musisz wiedzieć, by każdy projekt ukończyć z sukcesem, bez choćby jednego fałszywego ruchu.

W książce:

• Uzasadnienie i początki projektu oraz utrzymanie w nim porządku
• Stworzenie zespołu marzeń
• Śledzenie postępów i zarządzanie ryzykiem
• Wykorzystanie najnowszych technologii
• Doprowadzenie projektu do szczęśliwego końca

Rozdziały:

Wstęp 19

• O książce 20
• Naiwne założenia 21
• Ikony stosowane w książce 21
• Od czego zacząć 22
  • Dodatek do ściągnięcia 23

CZĘŚĆ I: STAWIAMY PIERWSZE KROKI 25

Rozdział 1: Zarządzanie projektami - klucz do osiągnięcia wyników 27

• Co sprawia, że projekt to projekt? 28
  • Trzy główne elementy składające się na projekt 28
  • Różnorodność projektów 29
  • Cztery etapy każdego projektu 30
• Jak zdefiniować zarządzanie projektem? 32
  • Przyjrzyjmy się procesom rozpoczęcia 34
  • Przegląd procesów planowania 34
  • Rzut oka na proces realizacji 36
  • Przegląd procesów nadzoru i kontroli 37
  • Słowo na temat procesów związanych z zakończeniem projektu 38
• Na czym polega rola kierownika projektu? 38
  • Przegląd zadań kierownika projektu 38
  • Jak radzić sobie z potencjalnymi próbami odejścia od sformalizowanej metody zarządzania projektem 39
  • Unikanie dróg na skróty 40
  • Uświadomienie sobie potencjalnych problemów 41
• Czy posiadasz niezbędne cechy skutecznego kierownika projektu? 42
  • Pytania 42
  • Odpowiedzi 43

Rozdział 2: Rozpoczynamy podróż: początki projektu 45

• Zebranie pomysłów na projekty 46
  • Identyfikacja źródeł informacji o potencjalnych projektach 47
  • Stworzenie uzasadnienia projektu 47
• Przygotowanie karty projektu 49
  • Przeprowadzanie analizy kosztów i korzyści 50
  • Studium wykonalności 52
  • Dokumenty towarzyszące tworzeniu karty projektu 53
• Decyzja o przekazaniu projektu do drugiego etapu 54

Rozdział 3: Kim są uczestnicy Twojego projektu? Angażowanie odpowiednich osób 55

• Charakterystyka interesariuszy projektu 56
• Tworzenie rejestru interesariuszy 56
  • Zakładanie rejestru interesariuszy 57
  • Dbanie o kompletność i aktualność rejestru interesariuszy 61
  • Korzystanie z szablonu rejestru interesariuszy 63
• Identyfikowanie projektodawców, wspierających i obserwatorów projektu 65
  • Ustalanie momentu zaangażowania interesariuszy 66
  • Wykorzystanie różnych metod angażowania interesariuszy 70
  • Maksymalizacja korzyści z zaangażowania interesariuszy 71
• Wybór formatu rejestru 72
• Ustalanie zakresu uprawnień decyzyjnych interesariuszy 73
• Ocena zakresu władzy i stopnia zainteresowania interesariuszy 74

Rozdział 4: Definiowanie celu i sensu projektu 77

• Jak zdefiniować projekt przy użyciu dokumentacji opisującej jego zakres 77
• Patrząc z szerszej perspektywy: jak Twój projekt wpisuje się w potrzeby organizacji 82
  • Dlaczego właściwie realizujesz projekt 82
  • Wyznaczanie granic: gdzie zaczyna się i kończy Twój projekt 91
  • Formułowanie celów projektu 92
• Określanie limitów: ograniczenia projektu 97
  • Dostosowywanie się do ograniczeń 97
  • Opisywanie potrzeb 99
• Radzenie sobie z niewiadomymi na etapie planowania 100
• Prezentowanie zakresu projektu w formie zwięzłego dokumentu 101

Rozdział 5: Tworzenie planu działania: jak osiągnąć cel 103

• Dziel i rządź: podział prac na mniejsze fragmenty 104
  • Koncentrowanie się na szczegółach 104
  • Hierarchiczny podział projektu przy użyciu struktury podziału pracy 106
  • Szczególne sytuacje 114
• Tworzenie i prezentacja struktury podziału pracy 118
  • Różne metody organizacji WBS 118
  • Wykorzystanie różnych metod tworzenia WBS 119
  • Różne metody podziału zakresu prac 121
  • Oznaczanie poszczególnych pozycji WBS 122
  • Różne formaty prezentacji WBS 123
  • Poprawa jakości WBS 126
  • Wykorzystanie szablonów 127
• Identyfikacja obszarów ryzyka w trakcie planowania prac 128
• Dokumentowanie niezbędnych informacji na temat planowanych zadań 130

CZĘŚĆ II: PLANOWANIE, CZYLI JAK OKREŚLIĆ, ILE POTRWA I ILE BĘDZIE KOSZTOWAŁ PROJEKT 131

Rozdział 6: To na kiedy ten projekt? 133

• Zilustrujmy to sobie: prezentacja planu prac przy użyciu diagramu sieciowego 134
  • Elementy diagramu sieciowego 134
  • Rysowanie diagramu sieciowego 136
• Analiza diagramu sieciowego 137
  • Jak czytać diagram sieciowy 137
  • Interpretowanie diagramu sieciowego 138
• Wykorzystanie diagramu sieciowego w praktyce 144
  • Określanie kolejności realizacji 144
  • Prosty przykład zastosowania diagramu sieciowego 148
• Opracowywanie harmonogramu projektu 152
  • Pierwsze kroki 152
  • Zagrożenia związane z przygotowywaniem harmonogramu "od końca" 153
  • Wywiązywanie się z ustalonych ograniczeń czasowych 154
  • Różne strategie umożliwiające szybsze dotarcie na piknik 155
• Szacowanie czasu trwania działań 162
  • Czynniki decydujące o czasie trwania działań 162
  • Analiza cech danego zasobu 163
  • Wyszukiwanie źródeł informacji pomocniczych 163
  • Poprawa wiarygodności szacunków 164
• Prezentacja harmonogramu projektu 166

Rozdział 7: Zasoby ludzkie, czyli kogo i kiedy będziesz potrzebować 169

• Jakich informacji potrzebujesz, aby dopasować do zadań właściwych ludzi 170
  • Jak określić wymaganą wiedzę i umiejętności 171
  • Prezentowanie wiedzy, umiejętności i stopnia zainteresowania przy użyciu macierzy kompetencji 175
• Określanie wymaganego poziomu zaangażowania 177
  • Korzystanie z macierzy zasobów ludzkich 177
  • Identyfikowanie potrzebnych pracowników na macierzy zasobów ludzkich 178
  • Określanie wymaganych nakładów pracy 179
  • Uwzględnianie produktywności, wydajności i dyspozycyjności pracowników przy szacowaniu nakładów pracy 180
  • Uwzględnianie wydajności przy korzystaniu z danych historycznych 182
  • Uwzględnianie wydajności pracowników przy tworzeniu własnych szacunków 183
• Jak się upewnić, że członkowie zespołu będą w stanie wywiązać się z przydzielonych obowiązków 185
  • Wstępna alokacja czasu 185
  • Jak zaradzić potencjalnemu nadmiarowi obowiązków 187
  • Koordynowanie zadań w ramach kilku projektów 190

Rozdział 8: Planowanie pozostałych zasobów i przygotowywanie budżetu 193

• Określanie wymaganej wielkości zasobów rzeczowych 194
• Ile nas to wyniesie: koszty i budżet projektu 196
  • Różne rodzaje kosztów związanych z projektem 196
  • Trzy etapy przygotowywania budżetu projektu 198
  • Dopracowywanie budżetu w miarę realizacji kolejnych etapów projektu 199
  • Określanie kosztów na etapie przygotowania szczegółowego projektu budżetu 200

Rozdział 9: Wyprawa w nieznane: zarządzanie ryzykiem i niepewnością 205

• Definicja ryzyka i zarządzania ryzykiem 206
• Określanie rodzajów i czynników ryzyka 208
  • Identyfikowanie czynników ryzyka 208
  • Identyfikacja ryzyka 213
• Ocena prawdopodobieństwa i konsekwencji materializacji ryzyka 214
  • Szacowanie prawdopodobieństwa materializacji ryzyka 214
  • Szacowanie rozmiaru konsekwencji 216
• Jak uzyskać kontrolę: zarządzanie ryzykiem 218
  • Wybór obszarów ryzyka, którymi będziesz aktywnie zarządzał 219
  • Opracowywanie strategii zarządzania ryzykiem 220
  • Komunikowanie ryzyka 221
• Tworzenie planu zarządzania ryzykiem 222

CZĘŚĆ III: PRACA W GRUPIE, CZYLI ORGANIZOWANIE ZESPOŁU 225

Rozdział 10: Współpraca z głównymi aktorami projektu 227

• Trzy rodzaje struktur organizacyjnych 228
  • Struktura funkcyjna 228
  • Struktura projektowa 230
  • Struktura macierzowa 231
• Osoby odgrywające kluczową rolę w strukturze macierzowej 234
  • Kierownik projektu 234
  • Członkowie zespołu projektowego 236
  • Przełożeni funkcyjni 236
  • Właściciel projektu 237
  • Sponsor projektu 237
  • Wyższe kierownictwo 238
• Jak radzić sobie w organizacji macierzowej 239
  • Budowa i nieustanne wzmacnianie tożsamości zespołu 239
  • Jak pozyskać zaangażowanie członków zespołu 240
  • Pozyskiwanie wsparcia innych osób 240
  • Jak zażegnać najczęstsze problemy, jeszcze zanim się pojawią 241

Rozdział 11: Określanie ról i zakresu odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu 243

• Przegląd kluczowych ról 244
  • Uprawnienia, obowiązki a odpowiedzialność 244
  • Porównanie zakresu uprawnień z zakresem obowiązków 245
• Przydzielanie zadań członkom zespołu 245
  • Delegowanie zadań 246
  • Współdzielenie odpowiedzialności 250
  • Egzekwowanie odpowiedzialności osób, które Ci nie podlegają 251
• Prezentowanie ról za pomocą macierzy RAM 253
  • Elementy macierzy RAM 256
  • Jak czytać macierz RAM 257
  • Przygotowywanie macierzy RAM 259
  • Weryfikacja poprawności macierzy RAM 260
• Jak poradzić sobie z nadmiernym ingerowaniem w poszczególne zadania 263
  • Przyczyny nadmiernego ingerowania 263
  • Jak zdobyć sobie zaufanie osoby nadmiernie ingerującej 264
  • Jak efektywnie współpracować z osobą nadmiernie ingerującą 264

Rozdział 12: Jak rozpocząć prace bez niepotrzebnych zgrzytów 267

• Finalizowanie listy uczestników projektu 268
  • Wchodzisz w to? Potwierdzanie udziału w projekcie 268
  • Potwierdzanie udziału pozostałych osób 270
  • Uzupełnianie luk 271
• Budowanie zespołu 272
  • Przejrzenie zatwierdzonego planu projektu 273
  • Określanie celów indywidualnych i zespołowych 273
  • Określanie ról członków zespołu 274
  • Ustalanie procedur działania 275
  • Wspieranie rozwoju wzajemnych relacji pomiędzy członkami zespołu 275
  • Rozwiązywanie konfliktów 276
  • Jak zrobić z zespołu dobrze naoliwioną maszynę 278
• Fundamenty procesu sprawowania kontroli nad projektem 281
  • Wybór i przygotowanie systemów monitorowania 281
  • Ustalanie harmonogramu spotkań i składania raportów 282
  • Wybór planu bazowego projektu 283
• Uwaga! Zaczynamy projekt! 283
• Przygotowanie gruntu pod ocenę poprojektową 284

CZĘŚĆ IV: STEROWANIE STATKIEM, CZYLI SKUTECZNE ZARZĄDZANIE PROJEKTEM 285

Rozdział 13: Monitorowanie postępów i kontrolowanie projektu 287

• Ręka na pulsie: kontrola nad projektem 288
• Systemy zarządzania informacją 289
  • Czas ucieka: monitorowanie wykonania harmonogramu 290
  • Codzienna rutyna: monitorowanie nakładów pracy 296
  • Tropem pieniędzy: monitorowanie wydatków 301
• Wykorzystanie systemu kontroli w praktyce 305
  • Przewiduj problemy i zapobiegaj im 305
  • Formalizowanie procesu kontroli 306
  • Ustalanie możliwych przyczyn rozbieżności i odchyleń 307
  • Określanie możliwych działań korygujących 308
  • Powrót na właściwe tory: rebaselining 308
• Jak postępować w razie prośby o wprowadzenie zmian 309
  • Postępowanie w przypadku, gdy wnioskowane są zmiany 309
  • Kontrola niekontrolowanego rozrostu projektu 310

Rozdział 14: Przekazywanie informacji 313

• Powiedziałem dokładnie to, co miałem na myśli, a na myśli miałem dokładnie to, co powiedziałem: podstawy skutecznej komunikacji 314
  • Co składa się na proces komunikacji 315
  • Komunikacja jednokierunkowa i dwukierunkowa 315
  • Słyszysz mnie? Aktywne słuchanie 316
• Wybór odpowiedniego środka komunikacji 318
  • Fakty i tylko fakty: raporty na piśmie 318
  • Przejdźmy do rzeczy: spotkania, które nie są stratą czasu 320
• Przygotowywanie pisemnych raportów o postępach prac w projekcie 323
  • Kto powinien otrzymać raport 323
  • Co powinno się znaleźć w raporcie (a co nie) 324
  • Jak dostać Pulitzera, a przynajmniej napisać ciekawy raport 326
• Organizowanie kluczowych spotkań dotyczących projektu 329
  • Planowe zebrania zespołu 329
  • Spotkania organizowane ad hoc 330
  • Ocena postępów przeprowadzana przez wyższe kierownictwo 330
• Przygotowywanie planu komunikacji 331

Rozdział 15: Jak sprawić, aby pracownicy dali z siebie wszystko: skuteczne przywództwo 333

• Przywództwo a zarządzanie 334
• Cechy, których ludzie szukają u przywódcy 335
• Budowanie autorytetu i wpływ na innych 337
  • Dlaczego inni robią to, o co ich prosisz 337
  • Tworzenie fundamentów wpływu wywieranego na innych 338
• Uda Ci się! Motywowanie członków zespołu 340
  • Uzyskiwanie większego zaangażowania poprzez pokazanie korzyści z realizacji projektu 341
  • Zachęcanie do wytrwałości poprzez demonstrowanie wykonalności projektu 342
  • Informowanie pracowników, jak im idzie 343
  • Wynagradzanie za osiągnięte rezultaty 344

Rozdział 16: Finalizacja projektu 345

• Jak utrzymać kurs aż do pomyślnego zakończenia 346
  • Planowanie zamknięcia projektu z odpowiednim wyprzedzeniem 346
  • Aktualizowanie początkowych planów na etapie zamykania projektu 347
  • Dopingowanie zespołu tuż przed metą 348
• Kwestie administracyjne 349
• Przechodzenie członków zespołu do nowych zadań 349
• Analizowanie rezultatów: ocena poprojektowa 350
  • Przygotowanie do przeprowadzenia oceny poprojektowej w trakcie realizacji projektu 352
  • Przygotowanie do przeprowadzenia spotkania ewaluacyjnego 353
  • Przeprowadzenie spotkania ewaluacyjnego 354
  • A po spotkaniu? 356

CZĘŚĆ V: ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI NA WYŻSZYM POZIOMIE ZAAWANSOWANIA 357

Rozdział 17: Wykorzystanie nowoczesnych technologii 359

• Rzut oka na zwinne zarządzanie projektami 360
  • Na czym opiera się podejście zwinne 360
  • Podstawy podejścia zwinnego na przykładzie metodyki Scrum 362
  • Porównanie podejścia zwinnego z tradycyjnym podejściem kaskadowym 363
• Jak skutecznie wykorzystywać oprogramowanie komputerowe 364
  • Jakie oprogramowanie masz do wyboru? 365
  • Jak optymalnie wykorzystać oprogramowanie 370
  • Wdrażanie oprogramowania do użytku 373
• Wykorzystanie mediów społecznościowych 373
  • Czym są media społecznościowe 374
  • Jak media społecznościowe wspierają planowanie i realizację projektu 376
  • Jak media społecznościowe wspierają komunikację w projekcie 377

Rozdział 18: Monitorowanie realizacji przy użyciu metody EVM 379

• Na czym polega metoda EVM 380
  • Pojęcia i wzory stosowane w metodzie EVM 380
  • Prosty przykład 384
  • Ustalanie przyczyn zaobserwowanych odchyleń 386
• Jak zastosować metodę EVM w zarządzaniu projektem 387
• Określanie wartości wypracowanej zadania 391

CZĘŚĆ VI: DEKALOGI 395

Rozdział 19: Dziesięć pytań, które powinieneś sobie zadać, planując projekt 397

• Jaki jest cel projektu? 397
• Kogo musisz zaangażować w realizację? 398
• Jakie rezultaty zamierzasz uzyskać? 398
• Z jakimi ograniczeniami musisz się liczyć? 399
• Na jakich założeniach się opierasz? 399
• Jaki jest zakres koniecznych prac? 399
• Kiedy powinny się rozpocząć i zakończyć poszczególne działania? 400
• Kto będzie realizował projekt? 400
• Jakie inne zasoby będą Ci potrzebne? 401
• Co może pójść nie tak? 401

Rozdział 20: Dziesięć wskazówek, które pozwolą Ci stać się lepszym menedżerem projektów 403

• Bądź dociekliwy 404
• Wyznawaj zasadę "da się" 404
• Myśl w szerszej perspektywie 404
• Koncentruj się na szczegółach 404
• Nie czyń pochopnych założeń 405
• Traktuj innych jak sojuszników, nie jak wrogów 405
• Komunikuj się w sposób jasny i zrozumiały 405
• Szanuj innych 405
• Doceniaj dobrze wykonaną pracę 406
• Bądź zarówno menedżerem, jak i liderem 406

CZĘŚĆ VII: DODATKI 407

Dodatek A: Jak połączyć zaprezentowane techniki w jeden sprawny proces 409

• Przygotowanie planu projektu 410
• Kontrola przebiegu realizacji projektu 412